Si vous avez l’image de salles poussiéreuses… enlevez-vous vite cette idée de la tête ! Dans le magasin des Archives municipales, situé dans le sous-sol de l’Hôtel de Ville de Saint-Laurent-du-Var, les objets et documents ayant une valeur juridique ou une portée historique sont conservés avec le plus grand soin. La directrice des affaires culturelles, événementiel, archives, Léa Galano et la responsable du service des archives, Laetitia Berthoin nous ouvrent grand les portes de ce service.
LE DEVOIR DE MÉMOIRE
Le service des Archives municipales a pour mission de collecter, conserver et mettre à disposition du public les objets et documents qui constituent la mémoire de la ville. Registres paroissiaux et d’état civil, délibérations du conseil municipal depuis 1702, listes électorales et de recensement, arrêtés du maire, livres de paie, livres comptables recensant les recettes et dépenses de la commune, cartes postales anciennes, plans, photos et journaux d’époque, anciens magazines municipaux, parchemins du XIVème, dons de particuliers constituent le fonds d’archives de la commune.
« Au-delà des archives modernes (1789-1945), les archives contemporaines (de 1945 à nos jours) occupent de loin le plus d'espace, car nous avons pour mission de collecter l’ensemble des documents administratifs produits ou reçus par la Municipalité, dont le volume est important », explique Léa Galano.
ENVERS ET CONTRE… LE TEMPS
Les objets et documents sont soumis à des règles de conservation selon leur typologie. L’ensemble des documents produits ou reçus sont soumis à une durée d’utilité administrative (DUA), durée légale pendant laquelle les documents doivent être conservés. À l’issue de cette DUA, ils font l’objet d’un « sort final » qui débouche pour 90 % d’entre eux sur une élimination. Les objets et documents à valeur historique sont eux conservés indéfiniment comme, par exemple, les registres de délibération du conseil municipal ou encore l’état civil. Les archives les plus précieuses sont rangées dans des boîtes Cauchard* réputées pour leur résistance à travers le temps. Pour une conservation optimale, les documents doivent être entreposés dans des locaux ou « magasins » adaptés au stockage de documents d’archives, dont le taux d'humidité n’excède pas 50 % et dont la température reste stable (entre 18 et 22 degrés).
UN ALPHABET QUI N’EN EST PAS UN
M, E ou encore W… vous avez peut-être déjà croisé ces lettres en consultant des archives ? Sachez qu’elles correspondent à un cadre de classement permettant d’organiser et d’identifier les archives : le « M » désignant la construction des bâtiments, les édifices communaux, monuments et établissements publics, le « E » l’état civil… Concernant cette cotation par série, on distingue 3 grandes périodes selon le plan de classement de la commune :
- Les archives anciennes concernent les documents produits jusqu’à la Révolution de 1789 et sont cotées en série avec doubles lettres (AA, BB, CC).
- Les archives modernes concernent les documents produits de 1790 à la fin de la Seconde Guerre mondiale (1945) et sont cotées en série avec lettre simple (A, B, C…) et sous-série avec une lettre précédée d’un chiffre (1D, 2D…).
- Les archives contemporaines concernent les documents produits à partir de 1945 jusqu’à nos jours et sont cotées selon le principe de numérotation continue des versements en série « W ».
C’est-à-dire que lors de son entrée au service des Archives, le versement reçoit le numéro d’ordre suivant le numéro attribué au précédent. Une petite révolution dans le métier.
UN TRAVAIL D’ÉQUIPE
Les Archives municipales travaillent en collaboration avec les Archives départementales qui jouent le rôle de conseil scientifique et technique auprès de l’ensemble des communes du Département. « Pour nous, il s’agit d’un appui au quotidien pour nous conseiller et nous accompagner dans certains choix ou projets. C’est aussi une instance à laquelle nous devons rendre des comptes en nous soumettant à un contrôle scientifique et technique. Par exemple, chacune de nos demandes d’élimination de documents doit être validée par le directeur des Archives départementales », précise Laetitia Berthoin. « Nous avons ainsi travaillé sur un projet de service en 2023 avec une partie scientifique concernant la politique d’archivage, la gestion du traitement des fonds ainsi que la question future de la mise en place d’un système d’archivage électronique, une partie culturelle comprenant la conservation et la valorisation du patrimoine communal et des fonds. Et enfin une partie éducative visant à développer une offre de médiation culturelle et à faciliter l’accès aux archives communales. »
UN TRÉSOR QUI SE PARTAGE
Généalogistes, architectes, personnes effectuant des recherches successorales… les profils sont variés parmi les habitués de la salle de lecture du service des Archives municipales. « C’est un lieu ouvert à tous, sur rendez-vous. On peut y consulter sur place l’ensemble des documents librement communicables, ainsi que de nombreux ouvrages », indique Laetitia Berthoin. Et si vous préférez effectuer vos recherches par correspondance, c’est aussi possible en contactant l’équipe des Archives !
Consultation aux archives municipales
La consultation des documents est gratuite et se fait sur rendez-vous du lundi au jeudi de 13h30 à 17h et le vendredi de 13h30 à 16h30 dans la salle de lecture du service des Archives municipales.
L’équipe des archives municipales
Laetitia Berthoin, responsable du service des archives
Linda Moulla, assistante archives et documentation
Noëlle Bresso, assistante archives et documentation
* Boîtes d’archives en carton fabriquées en Ardèche
- Titre: Dans l’antre des archives municipales
- Date de publication: 15 juil. 2024
- Catégorie: Actualité
